Terugblik op de eerste online studiedag van Alles in Beweging

Auteur: Jeanette Steen

Dinsdag 26 januari 2021

Studiedag Alles in Beweging: van offline naar online beleving.

Het afgelopen jaar was op z'n zachtst gezegd een bijzonder jaar. Voor jullie en ook voor ons bij Alles in Beweging. En toch… als we terug kijken op het afgelopen jaar en deze eerste maand van 2021 ontstonden er soms gedwongen kansen en nieuwe uitdagingen voor Alles in Beweging. Het moest anders, stilzitten en afwachten was geen optie. Er ontstond tijd voor plannen die er al langer waren zoals: het geven van webinars en het aanbieden van online cursussen. Gaaf: gelukt! Onze eerste webinar kreeg meer dan 1600 inschrijvers en de online MRT cursus trok veel deelnemers.

Maar eerlijk is eerlijk… met onze jaarlijkse studiedag op januari 2021 in het vooruitzicht zaten we in onze maag. Het liefst wilden we die net als de afgelopen 10 jaar gewoon fysiek organiseren. De beleving, het netwerken, samenzijn, de (praktijk) workshops en het gevoel van een reünie voor velen. Tsja, dat is online wel even anders…

Daarnaast lagen er al vanaf het voorjaar 2020 plannen voor een nieuwe samenwerking met Sport & Bewegen Amersfoort. Een grotere locatie en dus meer mogelijkheden voor verdere groei. Ruimte voor meer dan 400 vakleerkrachten, groepsleerkrachten, directies, buurtsportcoaches en combinatiefunctionarissen.
Maart 2020 brachten we een bezoek aan de locatie in Amersfoort. En BAM – niet veel later sloten scholen en bedrijven hun deuren, zo snel kon het blijkbaar gaan. De plannen voor de verdere organisatie van de studiedag stonden een paar maanden stil. Vragen als: ‘mogen we in januari 2021 weer met een grote groep mensen bij elkaar komen?’ bleven voorlopig onbeantwoord.

In de zomer gingen terrassen weer open
We kregen hoop… maar vonden het ook spannend. Te spannend en onduidelijk, en dus besloten we halverwege september onze jaarlijkse studiedag ONLINE te organiseren. Want het niet doorgaan van de studiedag was voor ons geen optie! En toen ging het borrelen. De ideeën kwamen als vanzelf en de energie ging stromen.
De goodiebag gaan we opsturen en we zoeken een prachtige locatie. We gaan ook online voor veel beleving en zoeken naar een partij die ons verhaal kan overbrengen in hoogwaardig beeld en geluid. De studiedag moet ‘dynamisch’ zijn met energizers tussendoor, precies zoals we willen dat scholen hun schooldag ook inrichten. We blijven bij ons brede aanbod van 24 workshops, waarvan men er 4 online kan volgen – maar achteraf kan álles bekeken worden. We verzamelen een team van inspirerende sprekers én ons thema wordt ‘motiverend beoordelen’. Er is een DJ en we gebruiken materialen uit de gymzaal voor de aankleding. Yes, nu kunnen we knallen!

Maar… zit iedereen wel te wachten op een ‘online’ studiedag? Heel even sloeg de twijfel toe! We besloten de interesse te peilen: yes – 200 personen. Niet snel daarna stond de officiële inschrijving online. Op social media deelden we prikkelende teksten over de studiedag: “Pap – ik heb een 6 voor gym”, “De onzin van de koprol” en “Wat is het mysterie van de goede leraar?”. De voorbereidingen waren in volle gang. We vonden in Sport'81 een goede partner voor het verzenden van de goodiebags en er ging veel tijd in de promotie zitten.

Aiii…. November 2020 - opnieuw een lockdown
Wat betekent dit voor het wel/niet doorgaan van onze online studiedag? Na snel schakelen bleek dat opnames voor online voorstellingen en scholingen door mochten gaan. Gelukkig, want de inschrijvingen gingen snel – van 200... naar 400 (oeps voorraad goodiebags op – nieuwe regelen en weer door) en uiteindelijk bijna 600 deelnemers!
Wat een organisatie! Volledig anders dan een fysiek evenement, maar we vonden het zo gaaf om te doen! We hebben hier met ons team keihard aan gewerkt, waarbij we alles graag tot in details visualiseerden om tot een optimale beleving en goede afloop te komen. Elk scenario uitgedacht – wat als… de internetverbinding weg valt – wat als de maatregelen rondom Covid19 veranderen – wat als….? Niks meer, alles uitgedacht - check!Dat gaf ons vertrouwen in een goede afloop. Wat ons ook vertrouwen gaf in een goede afloop was de samenwerking met de mannen van Mijn-Event.Online. Wat een professionals zijn dat! Zij vonden een mooi platform voor de livestream dat aansloot bij onze wensen. We kwamen hen op het spoor via een online event met Richard de Leth en Tibor Olgers. Mijn-Event.Online bleek ook voor ons een uitstekende partner te zijn.

Na heel wat dagen, avonden en weekenden werk – waren we er klaar voor! Dinsdag 19 januari vertrokken we met ons team naar de Cultuurkoepel in Heiloo. Mondkapjes op – en 1,5 meter afstand om samen de voorbereidingen te treffen voor de studiedag een dag later. De sfeer van de koepel op zichzelf is al adembenemend, we hebben hier wat gymzaal attributen aan toegevoegd en ons decor paste precies bij wat we uit wilden stralen.

Woensdag 20 januari – 8.30 uur online ‘binnenkomst’ deelnemers.
Ondanks alles was dat toch spannend. Hebben alle deelnemers zich goed ingelezen? Lukt het hen om in te loggen – hebben zij geen problemen met hun beeld, geluid of internet? Nee – dat kon niet… we hadden ze zo goed geïnstrueerd… Er werd zelfs een oefenmoment aangeboden! En toch was het spannend. 8.33 uur – 200 deelnemers binnen. 8.35 uur – 350 deelnemers en even later tikten we de 600 aan. Op één telefoontje na, kwam IEDEREEN erin zonder problemen (ook de deelnemer van het telefoontje)! Een pak van ons hart.

En toen begon het GENIETEN!
We lazen mee met de chat en probeerden – zo snel als we konden typen – alle deelnemers persoonlijk te begroeten met een lach op ons gezicht. Kom maar op Studiedag – wij gaan knallen vandaag! Hans Stroes, Wim van Gelder en Bastiaan Goedhart actief op het podium en in alle workshopsrondes. En Jeanette Steen als medeorganisator achter de schermen. Zij had een prachtig uitzicht op het podium naast de collega’s van Mijn-Event.Online. We voelden ons TROTS die dag.Trots op de genomen stap om de studiedag online te organiseren. Trots op ons team en de manier waarop we elkaar aanvulden op de weg hier naar toe. Trots op álle mensen die op 19 en 20 januari hebben bijgedragen om een succes te maken van de studiedag. En trots op onszelf. We hebben van de voorbereidingen en de dag zelf genoten.Toen we na afloop de hartverwarmende evaluaties doornamen kon onze dag niet meer stuk. Benieuwd naar wat de deelnemers van onze studiedag vonden? Lees hier een aantal quotes van deelnemers.

Graag een woord van dank aan de personen hieronder.
Zonder hen was het neerzetten van deze studiedag niet gelukt.
We beginnen bij de deelnemers!
Ontzettend bedankt voor jullie betrokkenheid en vertrouwen in onze studiedag. Dit heeft ons extra motivatie gegeven om alles online in goede banen te leiden, keer op keer te testen met ons team en goed na te denken over de communicatie.

Ruben van der Horst, Thijs Groenewegen, Alex van Binsbergen en overige teamleden van Mijn-Event.Online. Jullie zijn vakmannen. Deze tijd vraagt ons om op nieuwe manieren met elkaar te verbinden. Nieuwe manieren om kennis te delen en elkaar te inspireren. Jullie zijn hier op een professionele op ingesprongen met het bedrijf Mijn-Event.Online. Zonder jullie inzet, betrokkenheid en passie hadden wij ons verhaal niet kunnen overbrengen zoals bedoeld. Dank voor de fijne samenwerking.

Ook wil ik alle workshopleiders enorm bedanken voor hun inzet en inhoudelijke bijdrage. Zonder inspirerende sprekers is een studiedag van weinig waarde. Allen van hen zeiden vrijwel gelijk ‘ja’ toen wij hen vroegen een workshop te geven. Dat vinden we bijzonder! Dank dat jullie onderdeel uit maakten van ons team: Marcel van Herpen, Peter Heerschop, Ewald van Kouwen, Henk Pieterse, Lars Borghouts, Menno Slingerland, Gwen Weeldenburg, René van Engelen, Bart Paddenburg, Elise van Weene, Matthijs Jansen, Mohamed Benziane, Sjors Elsinghorst, Ron ten Broeke, Dayenne L’abée en Steven Mauw.

Ook van onschatbare waren de moderators. Zij hebben ervoor gezorgd dat de workshopleider zijn/haar workshop zonder problemen kon overbrengen op de deelnemers. Zij beheerden de chat, oefenden ook van te voren op het platform waarop we gingen streamen en stonden in contact met de collega’s van Mijn-Event.online als er ondersteuning nodig was. Robin Planken en Mario van Til hebben vele avonden geoefend met Bastiaan en Wim. Freya Verzijlbergh en Sylvia Goossens waren naast hun rol als moderator druk met het maken van leuke social media content.

En dan nog een special woord van dank aan Ron ten Broeke van Beweeg Wijs die Mascha Warnshuis en Suzanne Spexgoor uit zijn team mee nam om ons te helpen in de organisatie – dat waarderen we enorm. Karin Spanjaard, Jeffry Roest, Marjolein Ruhl, Najim Darkaoui, Ilse Kraakman, Yara van Engelen en Wim Kaandorp - ook bedankt voor jullie bijdrage in deze.
Daarnaast wil ik Leo Gouwerok, Jan Bellekom, Paul Kuipers en overige teamleden van de Cultuurkoepel in Heiloo bedanken voor hun gastvrijheid. Geen vraag was te gek. Ook de hulp bij de catering was fantastisch.Willem Jansen – onze DJ – maakte de sfeer compleet. Er is geen moment van stilte gevallen. Zijn muziek droeg bij aan de beleving die we neer wilden zetten.

Ook grote hulde voor Sport'81 - de samenwerking met Amber Wollrabe. Wat hebben de medewerkers van Sport81 een werk verzet om alle goodiebags te bezorgen bij bijna 600 deelnemers. Een goodiebag met kwalitatief goede materialen waar we veel complimenten over hebben ontvangen.

En last but not least fotograaf Marina Wollrabe. Dankbaar dat zij deze dag op een prachtige manier voor ons heeft vastgelegd. Daarmee blijft de herinnering aan deze bijzondere editie van de studiedag levend.